Αυτόματη Παραγγελιοληψία:
Όταν τα μπλοκ των σερβιτόρων έγιναν ηλεκτρονικοί υπολογιστές…
Το γνωστό απαραίτητο εργαλείο του σερβιτόρου, το μπλοκάκι που παίρνει παραγγελίες, έχει τα τελευταία χρόνια αντικατασταθεί από μια εφαρμογή της πληροφορικής. Το ηλεκτρονικό μπλοκ, που στην πραγματικότητα δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα φορητό τερματικό, έχει αλλάξει τα δεδομένα στο χώρο της μαζικής εστίασης, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες συλλογής δεδομένων, όπως είναι η παραγγελιοληψία.
Το ηλεκτρονικό μπλοκ αποτελεί ένα τμήμα μόνο ενός ευρύτερου συστήματος που έχει την δυνατότητα να αυτοματοποιήσει, πέρα από την μεταβίβαση των πληροφοριών της παραγγελίας, μια σειρά από άλλες διαδικασίες ταξινόμησης και επεξεργασίας πληροφοριών όπως αυτές που αφορούν στην παραλαβή εμπορευμάτων, στην οργάνωση της αποθήκης, στο merchandising κ.λπ.
Σε κάθε περίπτωση, η ανάπτυξη της εφαρμογής των φορητών τερματικών αφορά τόσο στην ανάλυση των αναγκών του πελάτη όσο και στην ανάπτυξη λογισμικού για την επίτευξη της επικοινωνίας των συσκευών με την κεντρική μονάδα.
Οι ολοκληρωμένες λύσεις ασύρματης παραγγελιοληψίας αποτελούνται από υπερσύγχρονα συστήματα υψηλής τεχνολογίας και από ένα ευρύ φάσμα εξειδικευμένων εφαρμογών για σύγχρονα εστιατόρια, χώρους εστίασης ξενοδοχείων, beach bars, night clubs, water parks, bowling centers, εστιατόρια που κάνουν διανομή, πολυμορφικούς χώρους κ.α.
Ποιοτικά και ποσοτικά οφέλη από την χρήση ασύρματης παραγγελιοληψίας
Οι λόγοι που μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει τη χρήση τέτοιων συστημάτων άπτονται τόσο ποιοτικών όσο και ποσοτικών ωφελειών.
Τα ποσοτικά οφέλη αφορούν σε μεγαλύτερα κέρδη από την εξοικονόμηση του χρόνου εργασίας των σερβιτόρων, υπαλλήλων/χρηστών, μέσω της κατάργησης των χρονοβόρων διαδικασιών της πληκτρολόγησης και της επεξεργασίας των διαφόρων στοιχείων, την εξυπηρέτηση περισσότερων πελατών, την αποφυγή λαθών κατά τα στάδια των διαδικασιών συλλογής δεδομένων.
Aλλα βασικά στοιχεία που αφορούν στα πλεονεκτήματα της χρήσης των εν λόγω συστημάτων σχετίζονται με την εξαγωγή, με ακρίβεια, στοιχείων πωλήσεων καθώς και σχετικών στατιστικών των διακυμάνσεων. Αυτά τα στοιχεία μπορούν να φανούν ιδιαίτερα χρήσιμα για το σωστό προγραμματισμό παραγωγής ή εισαγωγών προμηθειών καθώς και για την ενδεχόμενη μείωση του στοκ.
Τα ποιοτικά οφέλη αφορούν στην παροχή υψηλότερου επιπέδου υπηρεσιών στους πελάτες. Ένα από τα σημεία στα οποία μπορεί να παρατηρήσει κανείς σημαντική βελτίωση με την χρήση αυτών των συστημάτων είναι η εικόνα της εταιρίας. Από την σύγχρονη εικόνα που δείχνει ο σερβιτόρος με το ηλεκτρονικό μπλοκάκι που παίρνει την παραγγελία έως την άψογη εμφάνιση των παραστατικών, τον ταχύτερο προγραμματισμό και έλεγχο των παραγγελιών, καθώς και την ελαχιστοποίηση του χρόνου ανταπόκρισης στους πελάτες, οι πελάτες σχηματίζουν μια συνολική εικόνα προσφοράς ποιοτικών υπηρεσιών. Πέρα από την διαφορά στο επίπεδο της ποιότητας των υπηρεσιών που βιώνει ο πελάτης, η ίδια η επιχείρηση γίνεται αποδέκτης μιας σειράς ποιοτικότερων υπηρεσιών που αφορούν στη δυνατότητα συλλογής στοιχείων προς επεξεργασία από τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης για ουσιαστική και άμεση πληροφόρηση της διοίκησης.
Τα πλεονεκτήματα
Για τα πλεονεκτήματα του συστήματος αυτόματης παραγγελιοληψίας μας μιλάει ειδικός από την εταιρία Πουλιάδης & Συνεργάτες, η οποία διαθέτει το «WaiterMate», που, όπως μας ανάφερε, είναι «το πρώτο φορητό τερματικό με οθόνη αφής που λειτούργησε στην Ελλάδα, πριν από 6 χρόνια».
Τα πλεονεκτήματα του συστήματος είναι:
- Αμεση λήψη και επεξεργασία της παραγγελίας ακόμη και σε ώρες αιχμής.
- Αλάνθαστη διαχείριση πολύπλοκων παραγγελιών από απομακρυσμένους χώρους.
- Απεριόριστη κάλυψη αποστάσεων με χρήση αναμεταδότη και χωρίς παρεμβολές.
- Πλήρης περιγραφή των προϊόντων στην οθόνη αφής που καταργεί την απομνημόνευση κωδικών.
- ¶ψογη εξυπηρέτηση των πελατών και αύξηση του τζίρου της επιχείρησης, αφού ο σερβιτόρος δεν απομακρύνεται από τα τραπέζια.
- Ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων και αύξηση της αποδοτικότητας των εργαζομένων.
- Ταχεία απόσβεση της επένδυσης λόγω της αύξησης της παραγωγικότητας και της εξάλειψης ανεξήγητων απωλειών.
Από τι αποτελείται το σύστημα
Ένας αριθμός συσκευών είναι απαραίτητες για τη λειτουργία κάθε συστήματος ασύρματης παραγγελιοληψίας.
Μία κεντρική μονάδα (υπολογιστής ο οποίος διαθέτει το ανάλογο software), τα ηλεκτρονικά μπλοκ των σερβιτόρων, ένας εκτυπωτή αποδείξεων, ένας εκτυπωτής παραγγελιών, ενδεχομένως ένα ασύρματο σταθερό τερματικό και πομποδέκτης υπέρυθρων ακτινών ή πομποδέκτης ραδιοσυχνότητας, είναι τα βασικότερα τμήματα από τα οποία αποτελείται ένα ολοκληρωμένο σύστημα.
Όπως προαναφέρθηκε, τα ηλεκτρονικά μπλοκ των σερβιτόρων είναι φορητά τερματικά με εικόνες αφής, τα οποία διαχειρίζονται πολλαπλές εκτυπώσεις στα τμήματα παρασκευής των ειδών (κρύα – ζεστή κουζίνα, μπαρ, καφέ κ.λπ.) Τα ηλεκτρονικά μπλοκ των σερβιτόρων συνεργάζονται, επίσης, με τον φορολογικό εκτυπωτή ή την ταμειακή μηχανή του εστιατορίου. Το ολοκληρωμένο πρόγραμμα διαχείρισης των πληροφοριών μοιράζει τα είδη της παραγγελίας στα αντίστοιχα τμήματα παρασκευής όπου εκτυπώνεται η παραγγελία. Έτσι, με την αυτοματοποίηση της διαδικασίας ελαχιστοποιούνται οι πιθανότητες λάθους.
Ένα ολοκληρωμένο σύστημα ασύρματης παραγγελιοληψίας μπορεί να εκτυπώσει όλα τα απαραίτητα παραστατικά (παραγγελίες, αποδείξεις λιανικής, τιμολόγια και δελτία αποστολής) σε θεωρημένο μηχανογραφικό χαρτί, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, ενώ παράλληλα έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί την κίνηση των πιάτων της ημέρας, όπως, επίσης, την ανάλογη κατανάλωση (με έλεγχο ελάχιστου ορίου).
Εδώ αξίζει να σημειωθεί ότι το υπουργείο Οικονομικών, με τον πρόσφατο νόμο 3052/2002 και την απόφαση 1102389 / 913 / ΠΟΛ 1284 / 0015 / 20/12/2002, κατήργησε την υποχρέωση των επιχειρήσεων να θεωρούν τα παραστατικά τους και προβλέπει ένα συγκεκριμένο τρόπο έκδοσης και διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται με μηχανογραφικό τρόπο, μέσω των Ειδικών Ασφαλών Φορολογικών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων ( ΕΑΦΔΣΣ ).
Η εφαρμογή του νέου φορολογικού συστήματος, θα ξεκινήσει σταδιακά ανάλογα με την Νομική μορφή της εταιρίας και τον λήγοντα αριθμό του Α.Φ.Μ. από την 30 Ιουνίου 2003 και θα έχει ολοκληρωθεί μέχρι την 31 Οκτωβρίου 2003. Οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να έχουν παραγγείλει τον φορολογικό μηχανισμό μέχρι ένα μήνα πριν από την ημερομηνία υποχρεωτικής χρησιμοποίησής του.
Επίσης, θα πρέπει να σημειωθεί ότι μια από τις δυνατότητες του συστήματος είναι ότι μπορεί να εξασφαλίσει την άμεση λήψη και επεξεργασία της παραγγελίας, ακόμα και όταν τα τμήματα της επιχείρησης βρίσκονται σε απομακρυσμένους χώρους με τη χρήση ραδιοσυχνότητας ή υπέρυθρης ακτίνας.
Τα ηλεκτρονικά μπλοκ και το κόστος του συστήματος
Οι δυνατότητες των ηλεκτρονικών μπλοκ είναι πρακτικά απεριόριστες. Μπορούν να διαχωρίσουν λογαριασμούς, να εμφανίσουν στην οθόνη τους ολόκληρη την παραγγελία, τις αντίστοιχες τιμές και τον προσωρινό λογαριασμό, να δώσουν εντολή στην ταμειακή μηχανή για την άμεση έκδοση αποδείξεων, να επικοινωνήσουν μέσω μηνυμάτων με τα άλλα μπλοκ ή με την κεντρική μονάδα, να χρεώσουν είδη με μη προκαθορισμένη τιμή, να ενώσουν παραγγελίες από ένα ή περισσότερα τραπέζια, να ακυρώσουν παραγγελίες κ.λπ. Τα είδη επιλέγονται και χρεώνονται σε ελάχιστο χρόνο από εμφανή πλήκτρα, με κωδικούς, μέσω αλφαβητικής εύρεσης ή με άλλους τρόπους.
Από την εταιρία Πουλιάδης & Συνεργάτες, όσον αφορά στις δυνατότητες των ηλεκτρονικών μπλοκ, αναφέρουν ότι «η παραγγελία καταχωρείται γρήγορα και αλάνθαστα από τον σερβιτόρο χωρίς την ανάγκη απομνημόνευσης κωδικών, αφού εμφανίζονται τα προϊόντα του τιμοκαταλόγου στην οθόνη αφής. Μέσω της κεραίας η παραγγελία μεταφέρεται αυτόματα στα παρασκευαστήρια, όπου εκτυπώνεται στους εκτυπωτές ανάλογα με τον διαχωρισμό που επιθυμεί ο επιχειρηματίας (π.χ. τα ποτά στο bar, τα κυρίως πιάτα ξεχωριστά από τα ορεκτικά στην κουζίνα κ.λπ.).
Ο σερβιτόρος παρακολουθεί όλες τις παραγγελίες και τα τραπέζια από το ηλεκτρονικό μπλοκ, δίνει την εντολή για έκδοση της απόδειξης και εξόφληση του λογαριασμού εξ’ αποστάσεως. Επιπλέον, όλες οι παραγγελίες παρακολουθούνται ανά σερβιτόρο, οπότε εξασφαλίζεται και ο έλεγχος από τον επιχειρηματία, αλλά προλαμβάνονται και πιθανά λάθη.»
Τέλος, σχετικά με το κόστος αγοράς ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης για χώρους μαζικής εστίασης (συσκευές και προγράμματα) θα πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό εξαρτάται από μια σειρά παραμέτρων που έχουν σχέση τόσο με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης όσο και με το εξοπλισμό που ήδη διαθέτει και το κατά πόσο αυτός είναι συμβατός με το προς εγκατάσταση σύστημα. Για αυτό θα πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά τις δυνατότητες που θα θέλατε να έχετε από ένα σύστημα, ενώ η ανάλυση του έργου να πρέπει να λαμβάνει υπόψη της τον ήδη υπάρχοντα εξοπλισμό. Ωστόσο, θα πρέπει να σημειωθεί ότι βάσει ορισμένων σχετικών μελετών που έχουν εκπονηθεί από ειδικούς, υποστηρίζεται ότι ο χρόνος απόσβεσης της συγκεκριμένης επένδυσης δεν ξεπερνά τους έξι μήνες, ενώ μερικές φορές είναι δυνατόν να επιταχυνθεί, αγγίζοντας μόλις τον ένα μήνα.
Η συντακτική ομάδα του TravelDailyNews Greece & Cyprus διαθέτει πάνω από 35 χρόνια εμπειρία σε Β2Β τουριστική ειδησεογραφία καθώς επίσης και σε θέματα marketing και επικοινωνίας.
