Το 90% των διοργανωτών εκδηλώσεων (ερωτηθέντων σε έρευνα της Cvent) δήλωσε ότι αυτήν τη στιγμή διερευνούν εκδηλώσεις με φυσική παρουσία.
Η έκθεση “Cvent Planner Sourcing Report: Europe Edition” του Οκτωβρίου 2022, που μόλις δημοσιεύθηκε, αποκαλύπτει ότι οι ζωντανές, διαπροσωπικές εκδηλώσεις αποτελούν κορυφαία προτεραιότητα για τους οργανωτές της αγοράς MICE στο Ηνωμένο Βασίλειο και την Ευρώπη, καθώς το 90% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι αυτήν τη στιγμή διερευνούν τέτοιου εκδηλώσεις – το 83% μάλιστα ανέφερε ότι αναμένει να φιλοξενήσει περισσότερες ζωντανές εκδηλώσεις το 2023 σε σύγκριση με το 2019. Τα αποτελέσματα της έκθεσης της Cvent υποδηλώνουν ισχυρή δυναμική στην επιστροφή των εκδηλώσεων με φυσική παρουσία, προσφέροντας θετική προοπτική για τα ξενοδοχεία και τους χώρους που βασίζονται σε τέτοιες εκδηλώσεις MICE, ώστε να αυξήσουν τα έσοδά τους.
Η έκθεση αποκαλύπτει επίσης την κρίσιμη ανάγκη για τα ξενοδοχεία και τους ειδικούς χώρους εκδηλώσεων μιας ισχυρής διαδικτυακής παρουσίας, που να προσφέρει περιεχόμενο ειδικά για MICE, όπως λεπτομερείς διατάξεις των δωματίων και διαδραστικά διαγράμματα κάτοψης για την καλύτερη συμμετοχή των οργανωτών στην αρχή της διαδικασίας προμήθειας. Στην πραγματικότητα, η πρόσβαση σε αυτά τα χαρακτηριστικά είναι ο παράγοντας με τη μεγαλύτερη επιρροή (44%), όταν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού αποφασίζουν εάν θα υποβάλουν αίτημα πρότασης ανάθεσης (RFP) σε έναν χώρο (το ποσοστό αυξάνεται σε 56% στη Γαλλία). Άλλοι παράγοντες που επηρεάζουν τους οργανωτές κατά την υποβολή ενός RFP είναι οι κριτικές και μαρτυρίες (40%) και εικόνες / βίντεο (40%).
Επιπλέον, το 40% των οργανωτών λέει ότι οι ιδιαιτερότητες του χώρου εκδηλώσεων είναι το Νο1 μέλημά τους κατά την αναζήτησή τους. Καθώς οι υπεύθυνοι οργάνωσης εκδηλώσεων δημιουργούν πιο σύνθετα προγράμματα εκδηλώσεων που περιλαμβάνουν τόσο διαπροσωπική επικοινωνία, όσο και εικονικά/υβριδικά συμβάντα, αναζητούν ολοένα και περισσότερο γρήγορη και άμεση πρόσβαση στις επιλογές διάταξης και αναμένουν ευελιξία των χώρων. Τα ξενοδοχεία και οι χώροι που μπορούν να βοηθήσουν τους οργανωτές να οραματιστούν την εκδήλωσή τους με τα πιο καθηλωτικά γραφικά – χωρίς την ανάγκη άμεσης παρακολούθησης ή προσωπικής επίσκεψης – είναι πιθανό να προσελκύσουν περισσότερες επιχειρήσεις MICE.
Τα αποτελέσματα της έρευνας υπογραμμίζουν επίσης ότι οι οργανωτές δίνουν προτεραιότητα στη δημιουργία ενός προγράμματος εκδηλώσεων που ενσωματώνει πολλαπλές μορφές (με φυσική παρουσία, εικονικές και υβριδικές). Σε ερώτηση για ποιο είδος εκδηλώσεων σκοπεύουν να φιλοξενήσουν, το μεγαλύτερο ενδιαφέρον είναι για εκδηλώσεις με φυσική παρουσία (73%) και ακολουθούν οι εικονικές (62%) και οι υβριδικές (33%). Αυτά τα αποτελέσματα δείχνουν ότι οι υπεύθυνοι οργάνωσης αναγνωρίζουν τη σημασία των εκδηλώσεων με φυσική παρουσία, ενώ κατανοούν επίσης ότι οι εικονικές και οι υβριδικές εκδηλώσεις είναι στρατηγικές επιλογές που μπορούν να οδηγήσουν σε μεγαλύτερο κοινό και να βελτιώσουν τη συνολική τους στρατηγική εκδηλώσεων. Το ενδιαφέρον για εικονικές και υβριδικές επιλογές εκδηλώσεων αντικατοπτρίζει επίσης τις τρέχουσες μακροοικονομικές τάσεις και την οικονομική αβεβαιότητα.
Παρά το γεγονός ότι η υβριδική μορφή εκδηλώσεων υστερεί σε σχέση με τη διαπροσωπική και την εικονική, πάνω από το 1/3 των διοργανωτών (36%) εξακολουθούν να αναμένουν ότι οι χώροι θα προσφέρουν τοποθεσίες σχεδιασμένες για ζωντανή ροή βίντεο – το κορυφαίο χαρακτηριστικό που απαιτείται κατά το “κλείσιμο” ενός χώρου. Αυτό υπογραμμίζει την ανάγκη οι χώροι εκδηλώσεων να επιδεικνύουν την ικανότητά τους να παρέχουν την τεχνολογία και την επιτόπια τεχνογνωσία για την υποστήριξη πολλαπλών μορφών προβολής της κάθε εκδήλωσης.
“Σε αυτό το νέο τοπίο συναντήσεων, για πρώτη φορά στην ψηφιακή εποχή, οι πολυάσχολοι διοργανωτές εκδηλώσεων θέλουν να κατανοούν γρήγορα τις επιλογές του χώρου διεξαγωγής εκδηλώσεων, επομένως είναι ζωτικής σημασίας τα ψηφιακά στοιχεία ενός ξενοδοχείου να είναι εύκολα προσβάσιμα. Επιπλέον, οι υπεύθυνοι για τον σχεδιασμό έρχονται αντιμέτωποι με πιο απαιτητικούς συμμετέχοντες, επομένως τα ξενοδοχεία που μπορούν να απεικονίσουν με επιτυχία μια premium εμπειρία στο χώρο μέσω της διαδικτυακής τους παρουσίας θα έχουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα”, δήλωσε ο Graham Pope, αντιπρόεδρος Διεθνών Πωλήσεων της Cvent Europe. Και πρόσθεσε: “Καθώς οι διοργανωτές αντιμετωπίζουν μακροοικονομικούς παράγοντες και άλλες προκλήσεις, είναι σημαντικό οι χώροι εκδηλώσεων να είναι ευέλικτοι, να αποδεικνύουν ότι κατανοούν τις πολυπλοκότητες της αγοράς και να είναι πρόθυμοι να συνεργαστούν με τους διοργανωτές για να τις ξεπεράσουν. Οι επαγγελματίες της φιλοξενίας που μπορούν να ανταποκριθούν με επιτυχία στις ανάγκες των σημερινών διοργανωτών εκδηλώσεων θα είναι καλά προετοιμασμένοι να προσελκύσουν και να κερδίσουν τις επιχειρήσεις MICE τους επόμενους μήνες και χρόνια”.
Τα βασικά συμπεράσματα της έρευνας είναι:
Αυξανόμενοι προϋπολογισμοί έναντι αυξανόμενου κόστους
- Οι διοργανωτές αποκαλύπτουν ότι οι προϋπολογισμοί τους έχουν αυξηθεί, με το 65% να δηλώνει ότι οι προϋπολογισμοί τους είναι μεγαλύτεροι για ζωντανές και υβριδικές εκδηλώσεις από ό,τι ήταν το 2019. Σε περιφερειακό επίπεδο, η Ιταλία έχει το υψηλότερο ποσοστό διοργανωτών με αυξημένους προϋπολογισμούς (82%), ακολουθούμενη από την Ισπανία (78%), το Ηνωμένο Βασίλειο (73%), τη Γαλλία (66%), τη Γερμανία (57%) και την Ολλανδία (48%).
- Σύμφωνα με τους ερωτηθέντες, οι δαπάνες θα αυξηθούν για μια σειρά παραγόντων – συμπεριλαμβανομένου του τόπου διεξαγωγής (86%), της τεχνολογίας στο χώρο της εκδήλωσης (80%) της εστίασης (77%) και των ταξιδιών (73%).
- Ωστόσο, το 85% των διοργανωτών αναμένει ότι οι εκδηλώσεις θα είναι πιο ακριβές το 2023 σε σύγκριση με το 2019, μειώνοντας μέρος του συνολικού αντίκτυπου στην αύξηση του προϋπολογισμού. Η προσδοκία για αύξηση του κόστους παρέχει μια ευκαιρία για τους χώρους να επιδείξουν προστιθέμενη αξία για την επιτόπια εμπειρία.
Οι ειδικοί χώροι εκδηλώσεων τραβούν την προσοχή των διοργανωτών
- Το 78% των ερωτηθέντων ενδιαφέρεται να φιλοξενήσει εκδηλώσεις σε ειδικούς χώρους εκδηλώσεων (συμπεριλαμβανομένων συνεδριακών κέντρων, επιχειρηματικών κέντρων, γκαλερί Τέχνης, ακαδημαϊκών και ιστορικών χώρων), σημειώνοντας αύξηση 18% από την έκδοση του “Q1 Cvent Planner Sourcing Report: Europe Edition”. Περιφερειακά, το ποσοστό αυξάνεται στο 80%, τόσο στην Ιταλία όσο και στην Ισπανία.
Προφυλάξεις για την υγεία και την ασφάλεια
- Οι προφυλάξεις για την υγεία και την ασφάλεια στον χώρο της εκδήλωσης εξακολουθούν να είναι σημαντικές, καθώς το 38% των διοργανωτών δηλώνει ότι δε θα έκανε κράτηση σε έναν χώρο αν θεωρούσε τις προφυλάξεις για την υγεία και την ασφάλεια ανεπαρκείς. Αυτό το ποσοστό αυξήθηκε κατά 8% σε σύγκριση με την αντλίστοιχη έκθεση της Cvent για το α’ τρίμηνο του 2022.
- Το καθήκον για την υγειονομική φροντίδα παραμένει επίσης κορυφαία ανησυχία με το 37% να δηλώνει ότι οι προσφορές υγείας και ασφάλειας που σχετίζονται με την πανδημία, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων εμβολιασμού και των τεστ για COVID-19, είναι η μεγαλύτερη πρόκληση στην αναζήτηση χώρων MICE.
Η Cvent, κορυφαίος πάροχος τεχνολογίας συναντήσεων, εκδηλώσεων και φιλοξενίας στην αγορά, ανέθεσε στην ανεξάρτητη ερευνητική εταιρεία Censuswide, τηνέρευνα σε πάνω από 500 διοργανωτές εκδηλώσεων, διαχειριστές, συντονιστές και διευθυντές σε όλο το Ηνωμένο Βασίλειο και την Ευρώπη (Γαλλία, Γερμανία, Ιταλία, Ολλανδία και Ισπανία) από ένα ευρύ φάσμα βιομηχανιών τον Αύγουστο του 2022.
Η Τατιάνα ελέγχει καθημερινά τη ροή των εισερχόμενων ειδήσεων και επιμελείται την ύλη που δημοσιεύεται στο δίκτυο των TravelDailyNews.
