Ο Δρ. Μανώλης Καλδής, συνιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της YouTect μιλάει στο TravelDailyNews για την πλατφόρμα της εταιρείας HotelTect. Η πλατφόρμα HotelTect αναπτύχθηκε με σκοπό να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων. Ο Δρ. Μανώλης Καλδής αναφέρεται αναλυτικά στις λειτουργίες και στα χαρακτηριστικά της πλατφόρμας καθώς και στο κόστος της εφαρμογής.
TravelDailyNews: Ποιές λειτουργίες επιτελεί η πλατφόρμα σας και ποια είναι τα χαρακτηριστικά της;
Μανώλης Καλδής: Η λύση HotelTect αναπτύχθηκε με σκοπό να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση ξενοδοχειακών επιχειρήσεων λύνοντας συνήθη προβλήματα όπως η έντονη γραφειοκρατία, η κακή επικοινωνία μεταξύ στελεχών και τα προβλήματα επιχειρησιακής συνέχειας λόγω των συχνών μετακινήσεων στελεχών. Παρέχει μια σειρά από χρήσιμα εργαλεία που υποστηρίζουν πολλές διοικητικές διαδικασίες όπως η διασφάλιση της ποιότητας, υγιεινής και ασφάλειας, η ενσωμάτωση και συνεχής εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού, η εσωτερική επικοινωνία καθώς και η προαγωγή της καινοτομίας, επιχειρησιακής συνέχειας και ηθικής.
Διαθέτει πολύ εύχρηστο περιβάλλον χρήσης που μοιάζει με αυτό του Facebook και παράλληλα διαθέτει Responsive Design που δίνει τη δυνατότητα για πρόσβαση από οποιαδήποτε έξυπνη συσκευή (smartphone). Η πλατφόρμα είναι πλήρως παραμετροποιήσιμη, παρέχεται διαδικτυακά (software as a service) και επιτρέπει στην κάθε επιχείρηση τη δημιουργία απεριόριστων χρηστών.
TDN: Η διοίκηση μιας ξενοδοχειακής μονάδας είναι μια χρονοβόρα και δύσκολη διαδικασία καθώς ο συντονισμός ανάμεσα στα διάφορα τμήματα απαιτεί συνεχή επικοινωνία και συντονισμό. Με ποιον τρόπο μπορεί η πλατφόρμα σας να διευκολύνει αλλά και να συντομεύσει (ή απλουστεύσει) τις εσωτερικές διαδικασίες; Είναι κατάλληλη για όλους τους τύπους και μεγέθη ξενοδοχείου;
M.K.: Η λύση HotelTect αναπτύχθηκε από ξενοδόχους με σκοπό να απλοποιήσει την επικοινωνία μέσα σε μια επιχείρηση που λειτουργεί 24 ώρες Χ 365 ημέρες όπως ένα ξενοδοχείο. Παρέχει ένα ιδιωτικό (private) χώρο όπου τα στελέχη μιας επιχείρησης μπορούν να ανταλλάσουν πληροφορίες πολύ εύκολα και οργανωμένα. Η πλατφόρμα είναι πολύ ευέλικτη και τα μενού/λειτουργίες της προσαρμόζονται στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης/ξενοδοχείου, ανεξαρτήτως μεγέθους. Απευθύνεται σε αλυσίδες ξενοδοχείων, μεμονωμένα ξενοδοχεία και ενώσεις ξενοδόχων και έχει ήδη υιοθετηθεί στην Ελλάδα από πρωτοπόρες ξενοδοχειακές επιχειρήσεις όπως η HotelBrain και η TourHotel αλλά και μικρομεσαία εποχιακά ξενοδοχεία.
Μερικά πρακτικά παραδείγματα της λύσης HotelTect που χρησιμοποιούνται από πρωτοπόρους ξενοδόχους στην Ελλάδα είναι:
– Η διεύθυνση ανακοινώνει προς τα διάφορα τμήματα νέα και memos καθώς επίσης και τα διάφορα τμήματα συνεργάζονται πιο αποδοτικά μεταξύ τους
– Οι προγραμματισμένες εκδηλώσεις (συνέδρια, γάμοι) σε συνδυασμό με όλες τις λεπτομέρειές τους (επιλογές μενού, ώρα κλπ) ανακοινώνονται στα κατάλληλα τμήματα και εμφανίζονται δυναμικά στο ημερολόγιο
– Διαμοιράζονται με το κάθε τμήμα χρήσιμα αρχεία όπως φόρμες ασφάλειας και υγιεινής, εγχειρίδια και εκπαιδευτικό υλικό και υποστηρίζεται η δημιουργία καταλόγων με προμηθευτές/συνεργάτες, καθώς και η ηλεκτρονική αξιολόγηση αυτών
– Αυτοματοποιούνται διαδικασίες όπως η καταγραφή βλαβών, η έγκριση αιτημάτων καθώς και δημιουργούνται checklists ελέγχων και ποιότητας
– Παρέχεται ένα σύγχρονο HR Portal που υποστηρίζει λειτουργίες όπως η ενσωμάτωση (employee onboarding) και η αξιολόγηση των εργαζομένων καθώς επίσης παρέχεται και η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων με βιογραφικά υποψηφίων
TDN: Ποιά ειναι τα κόστη της εφαρμογής και τι επενδύσεις χρειάζονται εκ μέρους του ξενοδόχου; Tι υποστήριξη παρέχεται και πόσο σύντομα μπορεί να αποσβεσθεί η επένδυση;
M.K.: Η λύση HotelTect προσφέρει μια σειρά από στρατηγικά εργαλεία που μέχρι πρόσφατα αποτελούσαν προνόμιο κυρίως των πολυεθνικών ή πολύ μεγάλων ξενοδοχειακών αλυσίδων σε οικονομικά πακέτα που είναι προσιτά για μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Οι τιμές του κάθε πακέτου κυμαίνονται με βάση το μέγεθος του κάθε ξενοδοχείου και ξεκινούν από την τιμή των 32 Ευρώ μηνιαίως. Πέρα από το κόστος αρχικής εγκατάστασης που κυμαίνεται στα 350 Ευρώ, δεν απαιτείται κάποια περαιτέρω επένδυση μια και η πλατφόρμα διατίθεται διαδικτυακά (δεν απαιτείται server). Όλα τα προσφερόμενα πακέτα συνοδεύονται με προηγμένο σύστημα διαχείρισης και παράλληλα διατίθεται σύστημα υποστήριξης πελατών.
Η σημασία της καλής εσωτερικής οργάνωσης και κυρίως του ενεργοποιημένου ανθρώπινου δυναμικού (employee engagement) είναι αναμφισβήτητη. Στον τουρισμό ειδικότερα, η σημασία του ανθρώπινου δυναμικού είναι ακόμη μεγαλύτερη όχι μόνο επειδή υπάρχει διαρκής φυσική επαφή με τον πελάτη αλλά και γιατί οι τουριστικές επιχειρήσεις (π.χ. ξενοδοχεία) αξιολογούνται για την απόδοση του προσωπικού τους σε σημαντικές ιστοσελίδες όπως το Booking.com. Αυτό που συνήθως δε γίνεται αντιληπτό είναι ότι εργαλεία που υποστηρίζουν την καλύτερη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού καταλήγουν και σε αυξημένα έσοδα για την επιχείρηση (26% αυξημένα έσοδα ανά εργαζόμενο). Επιπλέον, σημαντικά οφέλη από την υιοθέτηση της πλατφόρμας αποτελούν και η αυξημένη καινοτομία και η εξέλιξη της επιχείρησης. Κατά συνέπεια ο χρόνος απόσβεσης είναι ιδιαίτερα σύντομος χάρη στη βελτιωμένη παραγωγικοτητα και καινοτομία, καθώς και στην καλύτερη απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού που τελικά καταλήγει σε αύξηση των εσόδων.
Η συντακτική ομάδα του TravelDailyNews Greece & Cyprus διαθέτει πάνω από 35 χρόνια εμπειρία σε Β2Β τουριστική ειδησεογραφία καθώς επίσης και σε θέματα marketing και επικοινωνίας.
