Απόψεις
Οργάνωση τουριστικών γραφείων
του Γεώργιου Αποστολόπουλου
Υφιστάμενο σκηνικό
Στην ανταγωνιστικότητα του ελληνικού τουριστικού προϊόντος εστιάζονται οι παράγοντες του χώρου μας και τούτο αναμφιβόλως δεν είναι λάθος. Από κει πέρα, όμως, αν είναι να προχωρήσουμε σε συγκεκριμένα βήματα, τα πράγματα καθίστανται θολά και τα μέτρα που λαμβάνονται δεν είναι ικανοποιητικά ή, έστω, δεν είναι πάντοτε εύστοχα. Η αναφορά και συσχέτιση με τους γειτονικούς και μη προορισμούς όπου το κόστος ανθρώπινης εργασίας είναι υποπολλαπλάσιο του δικού μας, είναι ορθή, αλλά δεν είναι καθόλου δόκιμη η μονοδιάστατη προσπάθεια συρρίκνωσης του κόστους εργασίας, που όντως, είναι το σημαντικότερο. Στα τουριστικά γραφεία το κόστος προσωπικού κυμαίνεται γύρω στο 60% του συνολικού μπλοκ γενικών εξόδων. Η πρόσληψη αλλοδαπών στα κρουαζιερόπλοια και τα ξενοδοχεία, απαντά σ΄ αυτό το ερώτημα, αν και τροφοδοτεί την ανεργία στο ελληνικό προσωπικό.
Τούτο δεν μπορεί να συμβεί ή τουλάχιστον σε μεγάλη έκταση, στα τουριστικά γραφεία, όπου η πρόσληψη αλλοδαπών, όπου κρίνεται απαραίτητη, δεν γίνεται σε ειδικότητες χαμηλού κόστους, αλλά σε αντικείμενα μεγαλύτερης εξειδίκευσης και γνώσης που δεν αντιμετωπίζονται ικανοποιητικά από το διαθέσιμο ελληνικό προσωπικό. Τούτ΄αυτό σημαίνει μάλλον επαύξηση του κόστους προσωπικού, στο κλάδο αυτόν, πάνω από τους μέσους όρους.
Από την άλλη πλευρά η συνεχής εξάπλωση του τουριστικού προϊόντος, όλο και περισσότερο σε αγορές – πηγές προέλευσης του τουριστικού ρεύματος (κυρίως κεντρική και βόρεια Ευρώπη) σε πλατιές μάζες, το καθιστά εκ των πραγμάτων είδος ευρείας λαϊκής κατανάλωσης υποκείμενο εκ των πραγμάτων σε όλο και πιο έντονες πιέσεις στις τιμές. Το βλέπουμε στις αερομεταφορές, στα πακέτα all inclusive, στην σμίκρυνση της μέσης διάρκειας παραμονής. Η εποχή που οι υπηρεσίες του τουριστικού γραφείου (tour operator, incoming agencies, destination management companies), ως συμμετέχουσες με μικρό ποσοστό στη σύνθεση του πακέτου, διέφευγαν τις αυστηρής πίεσης ως προς τις τιμές, πέρασαν ανεπιστρεπτί. Έτσι, λοιπόν, βλέπουμε, προσφορά δωρεάν transfer αφιξοαναχωρήσεων –που αποτελεί την βασική και πρώτιστη υπηρεσία ενός γραφείου υποδοχής τουρισμού- με αντίκρισμα την πώληση εκδρομών στους πελάτες – τουρίστες του υπόψη tour operator, από την εκμετάλλευση των οποίων προσδοκά να ισοσκελίσει τα έξοδά του.
Η εξάπλωση του internet με τις άμεσες πωλήσεις στον καταναλωτή καθιστά περιττή τη μεσολάβηση του τουριστικού γραφείου, ιδίως σε τυποποιημένες υπηρεσίες, όπως είναι το αεροπορικό εισιτήριο ή το κλείσιμο καταλύματος σε αλυσίδες γνωστής και σταθερής ποιότητας. Το ίδιο θα συμβεί και με πακέτα κρουαζιέρας, ξεκινώντας από την easyCruise που ήδη κινείται υλοποιώντας σχετικό επιχειρηματικό σχέδιο.
Χαρτογραφώντας την οικονομική κατάσταση του χώρου, να σταθούμε και στην κρίση των αερομεταφορών, που έλαβε εκρηκτικούς ρυθμούς μετά την 11η Σεπτεμβρίου 2001. Απότοκος της εξέλιξης αυτής είναι η συρρίκνωση μέχρι και ο μηδενισμός της προμήθειας υπέρ των τουριστικών γραφείων για την πώληση αεροπορικών εισιτηρίων. Ο καταλογισμός ενός handling fee για την εξυπηρέτηση του πελάτη, είναι η μόνη διέξοδος, που καθιστά, ωστόσο, ευδιάκριτη την αμοιβή του τουριστικού γραφείου που μέρος της πελατείας αντιμετωπίζει με καχυποψία.
Αν τα παραπάνω συνθέτουν κάπως το σκηνικό μέσα στο οποίο δρουν τα τουριστικά γραφεία της χώρας μας, αυτομάτως ανακύπτει ο προβληματισμός για το παρόν και το μέλλον τους, δεδομένου ότι και ο χώρος αυτός χαρακτηρίζεται από την κατάτμηση της δραστηριότητας σε πολλές μικρές επιχειρήσεις που ήδη κινούνται στον απίστευτο αριθμό των 4.000.
Ανασύνταξη
Ξεκινώντας από τη σκέψη ότι η οποιαδήποτε μεσολαβητική δραστηριότητα, όλο και περισσότερο γίνεται απεχθής από κοινωνική και οικονομική άποψη, η πρώτιστη συνταγή είναι η ροπή προς την ουσιαστική αύξηση της προστιθέμενης αξίας. Δεν είναι τυχαίο ότι επιχειρήσεις που εργάζονται εντατικά, ερευνώντας την αγορά, συνθέτοντας προϊόντα, συνδυάζοντας επεκτεινόμενοι στην κτήση και εκμετάλλευση μεταφορικών μέσων, εκμετάλλευση χώρων, αναδεικνύοντας νέα προϊόντα στον πολιτιστικό, συνεδριακό τομέα, στην αναψυχή, το βίωμα, ακόμη και με το στοιχείο της περιπέτειας, πάντα με την αίσθηση του καινούργιου και πρωτοποριακού, βρίσκονται στο σωστό δρόμο και αυτό απεικονίζεται στα αποτελέσματά τους.
Αυτοματισμοί και μέθοδοι
Από κει και πέρα η εντύπωση που έχει κανείς, ιδίως, όσων εξ ημών είχαμε την τύχη να έρθουμε σε επαφή μέσα από τις επαγγελματικές μας ενώσεις, με ευρύ φάσμα στελεχών και επιχειρήσεων, είναι η υστέρηση στην εισαγωγή μεθόδων οργάνωσης και αυτοματισμών, και τούτο παρά την δραστική ενίσχυση της πολιτείας που με τους πόρους της Ε.Ε. επιχορηγεί όλες αυτές τις πρωτοβουλίες. Ασφαλώς δεν εννοούμε απλά και μόνον την εγκατάσταση internet / E-Mail ή κάποιων αποσπασματικών εφαρμογών που λίγο πολύ όλα τα τουριστικά γραφεία διαθέτουν. Ο λόγος γίνεται για μία συστηματική προσπάθεια εισαγωγής σύγχρονων και δοκιμασμένων συστημάτων και μέσων οργάνωσης.
Η αδυναμία αυτή που επισημαίνεται θα μπορούσε σε ένα βαθμό να καταλογισθεί και στα στελέχη που δεν συμβουλεύουν όπως θα όφειλαν τις επιχειρήσεις τους και παραμένουν σε αναχρονιστικά συστήματα που δεν βοηθούν στην αναβάθμιση της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης. Ταυτοχρόνως η υστέρηση αυτή δεν αναβαθμίζει και δεν καταξιώνει επαγγελματικά και τα ίδια τα στελέχη. Αλυσιδωτά και με αίσθηση θλίψης παραπέμπεται το ζήτημα στην παιδεία μας, σε όλα τα επίπεδα, που η ελληνική κοινωνία βλέπει να κινείται με μύρια όσα προβλήματα, που διευρύνουν την ψαλίδα υστέρησης σε βάρος της χώρας μας.
Σ΄ αυτό το σημείο – προβληματισμό θέλουμε να επικεντρωθούμε με αυτό εδώ το σημείωμα.
Λογισμικό επιχειρήσεων
Στο χώρο των business έχει επικρατήσει διεθνώς η εγκατάσταση λογισμικού που επικράτησε με τον όρο ERP (Enterprise recourse planning). Πακέτο εφαρμογών που καλύπτει ολόκληρο το επιχειρηματικό γίγνεσθαι, ξεκινώντας από την πηγή της πληροφορίας, εκεί δηλ. όπου για πρώτη φορά υπεισέρχεται το ενδιαφέρον της επιχείρησης. Το σύστημα εντοπίζει, καταγράφει, αξιολογεί, μεταφέρει, επεξεργάζεται τα στοιχεία τη στιγμή που συντελούνται οι συναλλαγές, οι επιχειρηματικές πράξεις (on line / real time). Τα διάφορα στάδια επεξεργασίας των στοιχείων διαδέχονται το ένα το άλλο, μέσα σε ένα ηλεκτρονικό περιβάλλον, με αυτόματη και άμεση μετάπτωση από το ένα στάδιο στο επόμενο, χωρίς καθόλου ή με ελάχιστη ανθρώπινη παρέμβαση.
Με το μάτι μας στραμμένο στις επιχειρηματικές λειτουργίες, έχουμε:
σχέδιο / πλάνο/ πρόγραμμα / προϋπολογισμός / planning – project management / επαφές με πελάτες –CRM (=Customer relationship management) / έρευνα αγοράς πελατών / προσφορές / αξιολόγηση – contracting / λήψη παραγγελίας – sales orders / επαφές με προμηθευτές / έρευνα αγοράς προμηθευτών / προσφορές / αξιολόγηση – contracting / τοποθέτηση παραγγελίας –purchase orders
υλοποίηση / operation / παροχή της υπηρεσίας / invoicing / προβολή της απαίτησης / τιμολόγηση / Clients accounting – open items- dunning letters / cost control / υποδοχή τιμολογίων προμηθευτών και έλεγχος / Suppliers accounting –open items – payments
General accounting –ledger / human recourses / assets / profit & cost centers – financial statements / reporting
Auditing – profitability analysis – αποκλίσεις
Οι τάσεις
Με τους ραγδαίους ρυθμούς ανάπτυξης της πληροφορικής διαμορφώνονται σαφείς τάσεις σε διεθνές επίπεδο. Κοντά στα τυποποιημένα προϊόντα κατηγορίας αυτοματισμού γραφείου της Microsoft – office automation (word, excel, power point, access), αναπτύσσονται τα τυποποιημένα πακέτα λογισμικού για επιχειρήσεις στην φιλοσοφία συνολικής κάλυψης (ERP) με παγκόσμια ηγέτιδα την γερμανική SAP και άμεση ανταγωνίστρια την αμερικανική oracle financials. Η πρόοδος που έχει συντελεσθεί στα προϊόντα αυτά είναι τόσο μεγάλη που με βάση ένα πρότυπο μπορούν να ανταποκριθούν στις ανάγκες μεταποιητικών, μεταπρατικών επιχειρήσεων, καθώς και επιχειρήσεων παροχής υπηρεσιών. Τα έτοιμα προγραμματιστικά modules προσφέρονται στη συρραφή και προσαρμογή των προγραμμάτων στις πλέον ετερόκλητες απαιτήσεις. Η σωρευμένη εμπειρία, γνώση και πληρότητα από τις εφαρμογές σε τεράστιο αριθμό επιχειρήσεων παγκοσμίως και μέσα από τις επάλληλες αναθεωρήσεις και βελτιώσεις έφθασε σε τόσο υψηλά επίπεδα, που θα ήταν μάταιο, αν όχι αστείο, να ασχοληθεί κανείς με μία έρευνα για το τι μπορεί να αντιμετωπίσει το υπόψη πακέτο στην επιχείρησή του. Αντίθετα το ερώτημα είναι αν, πόσο know how και με τι προτεραιότητα θα αφομοιωθεί από την επιχείρηση.
Η εξέλιξη αυτή μας επιτρέπει να αντιληφθούμε ότι παρήλθε η εποχή του μεμονωμένου επαγγελματία προγραμματιστή ή των μικρών ομάδων software houses.
Ταυτόχρονα σηματοδοτείται η μελλοντική εξέλιξη στο λογισμικό των λεγομένων εμπορικών εφαρμογών για τις επιχειρήσεις (business solutions). Όπως στις εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου πάψαμε, εδώ και χρόνια να μιλάμε για το τι είδους πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένων διαθέτουμε, ή τι είδους πρόγραμμα λογιστικών καταστάσεων κλπ. έχουμε στην επιχείρησή μας, έτσι και στις εμπορικές εφαρμογές θα ακολουθηθεί αυτή η ίδια ροή.
Στη χώρα μας αυτές οι εφαρμογές έρχονται με τη συνήθη καθυστέρηση, πλην όμως, δεν είναι άγνωστες. Ένας σεβαστός αριθμός επιχειρήσεων έχει εγκαταστήσει παρόμοια συστήματα σε διάφορους κλάδους της οικονομίας μας, ενώ στον τουρισμό, εκτιμούμε ότι έχουν εγκατασταθεί σε τρεις μόλις επιχειρήσεις. Η μικρή αυτή ανταπόκριση έχει να κάνει με το υπερβολικό κόστος αυτών των εφαρμογών που αναφέρεται στα δικαιώματα χρήσης του λογισμικού, στην δαπάνη προσαρμογής του λογισμικού στις ανάγκες της επιχείρησης και στην ανάγκη αναβάθμισης του εξοπλισμού (hardware).
Η ελληνική πραγματικότητα
Ενόσω οι εξελίξεις αυτές διαπιστώνονται ακόμη και στην Ελλάδα, οι λοιπές επιχειρήσεις παραγωγής λογισμικού για εμπορικές εφαρμογές αποδύονται σε έναν αγώνα ταχύτητας να εκσυγχρονίσουν τα προγράμματά τους και να τα επεκτείνουν σε τρόπο ώστε να προσδώσουν σ΄ αυτά, χαρακτηριστικά ERP δηλ. να καλύψουν ικανοποιητικά όλες τις ανάγκες της επιχείρησης με ένα μοναδικό, σπονδυλωτό πακέτο. Το πόσες από αυτές θα το επιτύχουν, παραμένει να διαπιστωθεί στην πορεία. Ασφαλώς ένας αριθμός από αυτές θα μπορέσουν να συγχωνευθούν ή εξαγοραζόμενες να αποτελέσουν εφαλτήριο για είσοδο στην αγορά των ήδη δοκιμασμένων εφαρμογών διεθνούς καριέρας. Οι συνθήκες διείσδυσης αυτών των πακέτων προσκρούουν στην εθνική μας νομοθεσία (ελληνοποίηση – localization) με τις περίπλοκες ρυθμίσεις ιδίως του ΚΒΣ (Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων), πλην όμως και εδώ η Πολιτεία, έστω με αργά βήματα, αίρει σταδιακά τις ακραίες και άσκοπες διατάξεις, πράγμα που μειώνει τα προβλήματα εισόδου και εγκατάστασης προηγμένου λογισμικού με διεθνή καταξίωση και προδιαγραφές για εμπορικές εφαρμογές.
Λογισμικό για τουριστικά γραφεία
Ειδικότερα στον κλάδο των τουριστικών γραφείων διαπιστώνεται μία απροθυμία εισόδου, ακόμη και ελληνικών γραφείων παραγωγής λογισμικού και τούτο διότι στον κλάδο μας απαντώνται πρόσθετα ιδιάζοντα προς αντιμετώπιση ζητήματα, όπως επί παραδείγματι:
- η σύνδεση και συνλειτουργία –interface- με τα συστήματα κρατήσεων αεροπορικών και ακτοπλοϊκών εισιτηρίων Amadeus, Galileo, CRS κλπ.
- η διαχείριση allotment
- η αντιμετώπιση των ιδιορρυθμιών του ειδικού καθεστώτος ΦΠΑ (άρθρο 35 του Νόμου ΦΠΑ) για το πλείστον των προσφερομένων υπηρεσιών
Πέραν της SAP που έχει εγκατασταθεί, όπως προαναφέρθηκε, σε μόλις τρεις επιχειρήσεις του κλάδου των τουριστικών γραφείων, η συντριπτική πλειοψηφία των υπολοίπων καλύπτεται από μόλις τρία ελληνικά γραφεία λογισμικού εκ των οποίων η μία κατέχει το συντριπτικό ποσοστό της τάξεως του 80% περίπου.
Αξιοσημείωτη είναι η προσπάθεια διείσδυσης στο χώρο των εμπορικών εφαρμογών της Microsoft με το πακέτο Navision που αν και έχει ήδη αρκετές εγκαταστάσεις στην Ελλάδα, δεν εισχώρησε στον κλάδο των τουριστικών γραφείων, εκτιμούμε, εξ αιτίας των απαραίτητων προσαρμογών που αναφέραμε παραπάνω, αλλά και γιατί η πρόταση δεν συνοδεύεται από διπλογραφική λογιστική (Γ΄ κατηγορίας ΚΒΣ). Πρόκειται περί μιας προσπάθειας διείσδυσης στο χώρο των μικρομεσαίων επιχειρήσεων, δηλ. στο εύρος της συντριπτικής πλειοψηφίας των τουριστικών γραφείων. Εξάλλου η Oracle financials σχεδιάζει την διαμόρφωση ενός πακέτου ERP που θα απευθύνεται επίσης σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις.
Οι αδυναμίες που εντοπίζονται στις προσφερόμενες «ελληνικές» λύσεις εντοπίζονται στην ατελή κάλυψη των αναγκών που υποχρεώνουν την επιχείρηση να προσφύγει σε άλλο προμηθευτή λογισμικού με τις εντεύθεν αναδυόμενες δυσλειτουργίες συνεργασίας και ασυμβατότητας των εφαρμογών.
Μερίδιο στο πρόβλημα έχει επίσης η δυσκολία ανταπόκρισης σε βελτιώσεις αναγόμενες σε κόστος και επάρκεια προσωπικού, αλλά και στην υποδομή σε σχέση με τις χρησιμοποιούμενες γλώσσες προγραμματισμού που δεν ανταποκρίνονται στις σύγχρονες απαιτήσεις (RDBMS, σχεσιακές βάσεις δεδομένων, γλώσσες τέταρτης γενεάς). Ακόμη και η έλλειψη σύγχρονων ιδεών και απαιτήσεων εκ μέρους των επιχειρήσεων – χρηστών που εκ των πραγμάτων επηρεάζουν την ανάλυση και διαμόρφωση των λύσεων, έχει την αρνητική συμμετοχή της και ευθύνη στο όλο ζήτημα.
Προσεγγίζοντας ειδικά ζητήματα, που όμως αφορούν μεγάλες ομάδες τουριστικών γραφείων, θα σημειώναμε μερικές ενδεικτικές και καθόλου περιοριστικές περιπτώσεις, αμέσως παρακάτω:
Πελάτες
Μεγάλος αριθμός τουριστικών γραφείων απευθύνεται σε μεγάλο αριθμό υφιστάμενων ή πιθανών πελατών – επιχειρήσεων (B2B) ή μεμονωμένων καταναλωτών (B2C).
Στις περιπτώσεις αυτές, η προσέγγιση των πελατών, υφισταμένων ή πιθανών, υποβοηθάται τα μέγιστα με την εγκατάσταση ενός συστήματος CRM για ανάγκες marketing, promotion, sales. Aντιμετωπίζονται ζητήματα mailing για την αποστολή εγκυκλίων, κατηγοριοποίησης με διάφορα κριτήρια, όπως είδος επιχείρησης, γεωγραφική κατανομή, κττ. Παρακολουθείται η πορεία μιας επαφής ή μίας καμπάνιας, τα αποτελέσματά της και διαμορφώνονται οι παραπέρα χειρισμοί. Διασυνδέεται με την λογιστική από την οπoία αντλούνται στοιχεία αξιολόγησης του πελάτη με βάση τον κύκλο εργασιών, το ρυθμό πληρωμών του, το συναλλακτικό του ήθος, το πραγματοποιούμενο μικτό κέρδος (margin, Deckungsbeitrag).
Στις ίδιες περιπτώσεις η ύπαρξη αναλυτικής λογιστικής με εξειδικευμένα εργαλεία (open items, aging analysis, dunning letters) είναι απαραίτητη.
Προμηθευτές
Μεγάλη μερίδα τουριστικών γραφείων καλείται να διαχειριστεί μεγάλο αριθμό προμηθευτών για τους οποίους επίσης, προσαπαιτείται η ύπαρξη ειδικού συστήματος λογιστικής με κάλυψη αναγκών marketing, (ποιος προσφέρει τι, σε διάφορες περιοχές, με τι τιμές, data bank), διαχείριση περιόδου πίστωσης και σύστημα αυτοματοποιημένων πληρωμών με επιταγές (όψεως ή μεταχρονολογημένες) των ληξιπροθέσμων με διαδικασία διαρκούς συμφωνίας και ελέγχου των εξοφλούμενων πόστων με ενημερωτικό / διαβιβαστικό πληρωμής (details of payment).
Μεταφορικά μέσα
Η τηλεματική με συστήματα GPS (Global point system) μας δίνει τη δυνατότητα άμεσης παρακολούθησης και ευελιξίας στην διοίκηση μεταφορικών μέσων, είτε αυτά είναι χερσαία (πούλμαν), είτε είναι πλωτά.
Εκδρομές – tour leaders
Οι tour leaders, πολύτιμοι συνεργάτες των γραφείων incoming, πωλούν εκδρομές (optional) σε τουρίστες περιερχόμενοι τους τόπους των καταλυμάτων σε διάφορες περιοχές. Φορητοί υπολογιστές παλάμης (PDA) σε κάθε tour leader αναλαμβάνουν την όλη διαδικασία έκδοσης παραστατικών (tickets – δελτία συμμετοχής) και διαβίβασης από μακριά στο κέντρο (έχει ορισθεί ένα PC) όλων των στοιχείων κράτησης και λογιστικοποίησης των συναλλαγών, που συνάμα απαιτούνται για τον προγραμματισμό των μεταφορικών μέσων, των ξεναγών, των εισόδων, των εστιατορίων κλπ.
Congresses
Για την οργάνωση των συνεδρίων προαπαιτείται η εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού για την λεγόμενη «γραμματειακή υποστήριξη», αλλά και η ανάπτυξη ιστοσελίδων που απευθύνονται κατά κανόνα στην διεθνή κοινότητα συγκεκριμένης κατηγορίας επιστημόνων, επαγγελματιών, απ΄ όπου παρέχονται πληροφορίες για το συνέδριο, αλλά και η δυνατότητα εγγραφής, παραγγελίας καταλύματος, πληρωμής με credit card, καθώς και άλλων υπηρεσιών. Όλα αυτά συνδέονται με το κεντρικό σύστημα του διοργανωτή και η παραπέρα διαχείριση γίνεται με αυτοματισμούς.
Για την πραγματοποίηση εξ άλλου συνεδρίων και meetings στους διάφορους χώρους, έξω και μακράν της έδρας της διοργανώτριας επιχείρησης, προσφέρονται κατάλληλα συστήματα με ασύρματη επικοινωνία με το κεντρικό απ΄όπου αντλούνται απαραίτητα στοιχεία και πληροφορίες ή μεταφέρονται δεδομένα από νέες πράξεις που λαμβάνουν χώρα επί τόπου.
Reporting
Ελάχιστη έως και μηδαμινή αξία έχει ο προτεινόμενος λογαριασμός αποτελεσμάτων κατ΄ είδος, όπως προτείνεται από το ΕΓΛΣ (Ενιαίο Γενικό Λογιστικό Σχέδιο), ακόμη και αν αυτός ο λογαριασμός καταρτίζεται σε μηνιαία βάση και τούτο γιατί το ενδιαφέρον της επιχείρησης εστιάζεται στο να εντοπίσει, επιμετρήσει και αξιολογήσει το αποτέλεσμα σε επίπεδο τμημάτων ή τομέων επιχειρηματικής δράσης (profit centers, cost centers) και να χρησιμοποιήσει αυτά τα στοιχεία για την άσκηση εποπτείας και ελέγχου. Και όλα αυτά σε κάθε στιγμή.
Τα συνήθη δεδομένα της τακτικής λογιστικής που στηρίζονται στις διενεργηθείσες εγγραφές επί τη βάσει των τιμολογίων που ελήφθησαν από τους προμηθευτές (δαπάνες) και των δικών μας τιμολογίων που εκδώσαμε (έσοδα), συνήθως απέχουν παρασσάγγας από την πραγματικότητα, αφού αγνοούν τις δεδουλευμένες δαπάνες (pending suppliers invoices) για τις οποίες δεν ελήφθησαν τιμολόγια, ή τα πραγματικά έσοδα, αν γίνεται λόγος περί παρασχεθεισών και μη εισέτι τιμολογηθεισών υπηρεσιών. Ένα στοιχειωδώς επαρκές σύστημα ERP απαντάει σε αυτά τα ερωτήματα με εντυπωσιακή ευκολία, καθώς παρέχει συνδυασμένες πληροφορίες όχι μόνον από τη λογιστική, αλλά και από το προγενέστερο στάδιο operation.
Ο προσδιορισμός του αποτελέσματος ανά έργο / order / project / file και κατ΄ επέκταση ανά πελάτη, είναι ιδιαιτέρως χρήσιμος.
Auditing
«Η εμπιστοσύνη είναι ωραίο πράγμα, αλλά ο έλεγχος, ακόμη καλύτερος» αποφαίνονται οι Γερμανοί, σύμφωνα με μία προσφιλή των ρήση (Vetrauen ist gut, Kontrolle ist noch besser). Τα σύγχρονα συστήματα, όχι μόνον υποκαθιστούν τις χειρόγραφες και εργασιοβόρες διαδικασίες, αλλά δεν θα ήταν υπερβολή να πούμε ότι «εχθρεύονται» την ανθρώπινη παρέμβαση.
Για τον ίδιο λόγο, αλλά και για διαχειριστικές σκοπιμότητες, εισάγεται μία πλειάδα από μέτρα που αποσκοπούν στην προστασία των συμφερόντων της επιχείρησης.
Δίνουμε ένα μικρό παράδειγμα: Ο εξουσιοδοτημένος συνεργάτης (Contracting) για την αγορά ή πώληση υπηρεσιών εισάγει και «κλειδώνει» στο σύστημα τιμές αγοράς και πώλησης με βάση τα συμβόλαια που ο αρμόδιος και εξουσιοδοτημένος συνεργάτης έχει υπογράψει. Η υποδοχή και ο έλεγχος των τιμολογίων των προμηθευτών αυτοματοποιείται με βάση το Voucher που είναι η μαγική λέξη της τουριστικής μας βιομηχανίας δηλ. το στοιχείο που συνδέει τον καταναλωτή, τον προμηθευτή, τον πελάτη με το είδος ή το σύνολο των υπηρεσιών που παρέχονται, με βάση συγκεκριμένες τιμές αγοράς και πώλησης που έχουν εισαχθεί και κλειδωθεί στο σύστημα (accounting – cost control). Όπως αντιλαμβάνεται κανείς, εδώ έχουμε ταυτόχρονα τη διάκριση των ρόλων κατάρτισης της σύμβασης αγοραπωλησίας από τη μία πλευρά και του ελέγχου και πληρωμής από την άλλη πλευρά. Θεμελιώδης αρχή οργάνωσης και διαχείρισης.
