Χρησιμότητα του USALI στη Στρατηγική Διοίκηση.
Στο προηγούμενο μέρος του άρθρου έγινε μια επισκόπηση της θεωρία των γενικών ανταγωνιστικών στρατηγικών όπως αυτή αναπτύχθηκε από τον καθηγητή του Harvard Business School, Michael Porter το 1980. Σε αυτό το μέρος εξετάζουμε τη χρησιμότητα του το διεθνώς αποδεκτού Ενιαίου Συστήματος Λογαριασμών για Ξενοδοχεία (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry – USALI) τόσο στη στρατηγική επιλογή της Ηγεσίας Κόστους όσο και σε αυτή της Διαφοροποίησης.
Οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις λόγω του μεγέθους και των πολλών κλάδων εκμετάλλευσης υποδιαιρούνται σε πολλά τμήματα για να γίνεται σωστή οργάνωση και έλεγχος των δραστηριοτήτων τους. Όποια γενική ανταγωνιστική στρατηγική λοιπόν και αν ακολουθήσει μια ξενοδοχειακή επιχείρηση γίνεται αμέσως αντιληπτός ο ρόλος της διοικητικής λογιστικής και του χρηματοοικονομικού ελέγχου μέσω των δυνατοτήτων που παρέχει το Ενιαίο Σύστημα Λογαριασμών για Ξενοδοχεία (USALI).
Στην περίπτωση της επιλογής της στρατηγικής ηγεσίας κόστους το USALI είναι εκείνο το εργαλείο που απλοποιεί την καθημερινή παρακολούθηση της εξέλιξης των κέντρων κόστους ενώ στην περίπτωση της επιλογής της στρατηγικής διαφοροποίησης ο χρηματοοικονομικός έλεγχος βοηθάει στην κατανόηση της δομής του κόστους της λειτουργίας του ξενοδοχείου. Πιο συγκεκριμένα, στην πρώτη περίπτωση η τήρηση αναλυτικών λογιστικών καταστάσεων είναι απαραίτητη για:
1) την αυστηρή τήρηση των δαπανών,
2) τις συνεχείς συγκρίσεις των πραγματικών δεδομένων με τις προϋπολογιστικές καταστάσεις,
3) τον άμεσο εντοπισμό αποκλίσεων, αλλά και
4) την αναζήτηση ευκαιριών για τη δημιουργία οικονομιών κλίμακας καθώς και
5) την επιλογή της καταλληλότερης τιμολογιακής στρατηγικής. Στη δεύτερη περίπτωση η διεξοδική ανάλυση των λειτουργικών ξενοδοχειακών τμημάτων που προσφέρει το USALI βοηθά:
1) στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων σχετικά με το είδος των επιπρόσθετων παρεχόμενων υπηρεσιών ενός ξενοδοχείου που θα μπορούσαν να εμπλουτίσουν την εμπειρία διαμονής των επισκεπτών συγκρίνοντας τα οριακά οφέλη διάφορων εναλλακτικών προτάσεων καθώς και
2) το περιθώριο ευελιξίας της τιμολογιακής διαφοροποίησης του ξενοδοχείου. (π.χ. φρέσκα λουλούδια στη διακόσμηση, δωρεάν παροχή εφημερίδας, χρήση εγκαταστάσεων SPA, κ.λπ.)
Η οργάνωση μιας ξενοδοχειακής επιχείρησης πρέπει να είναι τέτοια ώστε να δίνει εύκολα και κατανοητά πληθώρα πληροφοριών κάθε στιγμή που αυτές απαιτούνται. Τέτοιου είδους πληροφόρηση μπορεί να αφορά την εξέλιξη των μεταβολών του ενεργητικού, τον έλεγχο και τον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων κάθε λειτουργικού τμήματος του ξενοδοχείου, και έτσι το σύστημα χρηματοοικονομικού ελέγχου θα πρέπει να ανταποκρίνεται σε όλες τις ανάγκες της διοίκησης για στατιστικές και οικονομικές πληροφορίες. Η ξενοδοχειακή επιχείρηση μπορεί να αποκτήσει συγκριτικό πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών της μέσω χρησιμοποίησης του καταλληλότερου μοντέλου χρηματοοικονομικού ελέγχου το οποίο κάνει ευκολότερο το έργο της διοίκησης για λήψη σημαντικών στρατηγικών αποφάσεων. Ο χρηματοοικονομικός έλεγχος σαν λειτουργία συνεπάγεται κάποιες βασικές διαδικασίες όπως η εξακρίβωση των δραστηριοτήτων που επιφέρουν κέρδος, η οικονομική μέτρηση των συγκεκριμένων δραστηριοτήτων και ο έλεγχος της αξιοπιστίας των οικονομικών στοιχείων. Ακόμη, μέσω του ελέγχου είναι δυνατό να αποφευχθεί η διαρροή απόρρητων στοιχείων της επιχείρησης.
Η σωστή και ακριβής απεικόνιση των λογιστικών γεγονότων όμως προϋποθέτει βαθιά γνώση των λειτουργιών του ξενοδοχείου και των ιδιαιτεροτήτων του. Η διοικητική ομάδα ενός ξενοδοχείου, για να μπορέσει να πετύχει συγκριτικό πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών της, πρέπει να συνεργάζεται και να συλλέγει πληροφορίες από όλα τα τμήματα του ξενοδοχείου ενώ κρίνεται απαραίτητη και η καλλιέργεια μιας εταιρικής κουλτούρας που θα πιστεύει στη χρησιμότητα της διοικητικής λογιστικής και του χρηματοοικονομικού ελέγχου. Δηλαδή, για παράδειγμα, ο λογιστής που εφαρμόζει την ξενοδοχειακή λογιστική είναι αναγκαίο να είναι σε θέση να προσαρμόσει στις συγκεκριμένες ανάγκες της κάθε ξενοδοχειακής επιχείρησης τόσο το σχέδιο λογαριασμών όσο και το σχέδιο των εγγραφών που θα καταρτίσει.
Υπό το πρίσμα λοιπόν της καλύτερης ενημέρωσης της διοικητικής ομάδας για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων αλλά και τη βελτίωση του συστήματος χρηματοοικονομικού ελέγχου, η κατάρτισή και η εφαρμογή ενός ενιαίου συστήματος λογαριασμών, στα πρότυπα του USALI, παίζει εποικοδομητικό ρόλο σχετικά με:
- Την καλύτερη και γρηγορότερη πληροφόρηση των ιδιοκτητών αλλά και της διοικητικής ομάδας.
- Την ευελιξία στη λήψη στρατηγικών αλλά και λειτουργικών αποφάσεων για προσαρμογή στο ανταγωνιστικό περιβάλλον.
- Την εξοικονόμηση χρόνου και κόστους για τη σύνταξη προϋπολογισμού, σεναρίων, και πολύπλοκων αναφορών.
- Τον Πλήρη έλεγχο του κόστους λειτουργίας ανά λειτουργικό τμήμα του ξενοδοχείου και μείωση αυτών μέσω συνεχούς παρακολούθησης του προϋπολογισμού.
- Την καλύτερη παρουσίαση των επενδυτικών σχεδίων σε ομάδες επενδυτών, τραπεζικά ιδρύματα, και δημόσιους φορείς.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το USALI και τον χρηματοοικονομικό έλεγχο ξενοδοχείων παρακαλώ επισκεφτείτε την ιστοσελίδα www.pka.gr.
Ο Παύλος Παπαδημητρίου είναι σύμβουλος ξενοδοχείων και ιδρυτικό στέλεχος της εταιρείας PKA Controllers & Consultants της οποίας οι εφαρμογές και υπηρεσίες της εξειδικεύονται στον χρηματοοικονομικό έλεγχο ξενοδοχειακών επιχειρήσεων. E-mail: ppapadimitriou@pka.gr
Η συντακτική ομάδα του TravelDailyNews Greece & Cyprus διαθέτει πάνω από 35 χρόνια εμπειρία σε Β2Β τουριστική ειδησεογραφία καθώς επίσης και σε θέματα marketing και επικοινωνίας.
