Στην ανάθεση των λογιστικών και φοροτεχνικών τους εργασιών από εταιρείες που εξειδικεύονται σε τέτοιου είδους outsourcing υπηρεσίες, οι ξενοδόχοι έχουν μια μεγάλη ευκαιρία όχι μόνο να ωφεληθούν οικονομικά αλλά, να λάβουν μια ανεκτίμητα υψηλή προστιθέμενη αξία
του Γιάννη Κλεώπα
Η πρωτοφανής οικονομική κρίση ιδίως στην πρωτόγνωρη μορφή που έχει στις ημέρες μας, επηρεάζει όλες τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις σε όλα τα επίπεδα, αλλά αποτελεί αναμφισβήτητα και μια ευκαιρία για τις επιχειρήσεις να αναδιαρθρώσουν και να εξορθολογήσουν τα οικονομικά τους μεγέθη. Ένα από τα εργαλεία που έχουν, είναι και η ανάθεση διαφόρων επιχειρηματικών τους λειτουργιών σε εξωτερικό συνεργάτη (outsourcing). Ειδικά, στην ανάθεση των λογιστικών και φοροτεχνικών τους εργασιών από εταιρείες που εξειδικεύονται σε τέτοιου είδους outsourcing υπηρεσίες, οι ξενοδόχοι έχουν μια μεγάλη ευκαιρία όχι μόνο να ωφεληθούν οικονομικά αλλά, να λάβουν μια ανεκτίμητα υψηλή προστιθέμενη αξία.
Οι επιχειρήσεις γενικά όχι μόνο στην Ελλάδα, αλλά και παγκοσμίως επιλέγουν πλέον την ανάθεση των εργασιών του λογιστηρίου τους σε εξωτερικούς συνεργάτες για πολλούς λόγους. Μια ξενοδοχειακή επιχείρηση όμως επιλέγοντας κατάλληλους συνεργάτες έχει ακόμη περισσότερους λόγους να προβεί σε outsourced υπηρεσίες τέτοιου τύπου, όπως:
- Άμεση μείωση του συνολικού κόστους των Οικονομικών υπηρεσιών της επιχείρησης που συμβάλει στη χειροπιαστή βελτίωση των οικονομικών αποτελεσμάτων.
- Βελτίωση της ποιότητας μέσω των εξειδικευμένων και επιχειρησιακά υψηλοτάτου επιπέδου γνώσεων των επιλεγμένων συνεργατών.
- Επίτευξη προηγμένης και ιδιαίτερα ευέλικτης μεθόδου διαχείρισης όγκου εργασίας όπου οι δυσκολίες και ο κίνδυνος από τη μεταβολή του όγκου εργασίας, αφορά και αναλαμβάνεται από τον σύμβουλο. Αυτό αποτελεί σύνηθες φαινόμενο στα ξενοδοχεία, όπου μεταβάλλονται οι περίοδοι φόρτου εργασίας λόγω εποχικότητας.
- Ύπαρξη εξειδικευμένου Λογιστή-Φοροτεχνικού και άμεση τηλεφωνική βοήθεια (helpdesk/call center) που εξασφαλίζει την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών
Μια σωστά οργανωμένη ομάδα είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή της ημέρας, διαθέτει τα κατάλληλα εργαλεία να κάνει τη δουλειά της με ταχύτητα και error free προσέγγιση βοηθώντας τον ξενοδόχο να αποκτήσει την προστιθέμενη αξία που προσδοκά και που είναι εξαιρετικά κοστοβόρο να αναπτύξει μόνος του.
Όσον αφορά στις ξενοδοχειακές μονάδες που πιθανόν να σκέφτονται την υλοποίηση της ανάθεσης σε εξωτερικούς συνεργάτες, θα τους συνιστούσα να μην διστάσουν να προχωρήσουν σε μία τέτοια απόφαση, αφού πρώτα ζυγίσουν τα πλεονεκτήματα και τυχόν μειονεκτήματα. Μπορεί αρχικά να μοιάζει με δύσκολη απόφαση και ακόμη πιο δύσκολη διεργασία. Παραδοσιακά στη χώρα μας οι λογιστικές και φοροτεχνικές εργασίες γινόταν από ένα εσωτερικό λογιστή της εταιρείας. Με τον εκσυγχρονισμό της νοοτροπίας των επιχειρήσεων στην προσέγγιση των λογιστικών και φοροτεχνικών ζητημάτων, έγινε αντιληπτό ότι τα σχετιζόμενα με αυτά ζητήματα είναι πολύ πιο σοβαρά από μια απλή εκτέλεση λογιστικών εγγραφών και είναι αδήριτος ανάγκη ο χειρισμός τους να γίνεται από επαγγελματίες συνεργάτες που να έχουν κατάλληλη εμπειρία και απόλυτη εξειδίκευση.
Κλασικό παράδειγμα, (φυσικά υπάρχουν κι άλλα πολυάριθμα), που καθιστά αναγκαία την παρουσία μιας έμπειρης ομάδας, ικανής να διαχειριστεί έγκαιρα (proactively) εξειδικευμένα ζητήματα του κλάδου, είναι τα θέματα που σχετίζονται με την ασφαλιστική και εργατική ιδιαιτερότητα που έχει το ξενοδοχουπαλληλικό προσωπικό τόσο σε θέματα έγκαιρης και έγκυρης ενημέρωσης των Αρχών για προσλήψεις, απολύσεις κ.λπ. όσο και για τα προγράμματα εργασίας που στο κλάδο αυτό είναι πολύπλοκα και συχνά αναθεωρούμενα σε συνδυασμό με την έντονη παρουσία των ελεγκτικών αρχών , ιδιαίτερα τους καλοκαιρινούς μήνες.
Το φορολογικό πλαίσιο ιδιαίτερα στις μέρες μας αλλάζει διαρκώς. Ο ανταγωνισμός στην τουριστική αγορά εντείνεται. Ο τρόπος παροχής των υπηρεσιών μεταλλάσσεται και νέες προσεγγίσεις απαιτούνται.
Μέσα στο πλαίσιο αυτό ο λογιστής δεν πρέπει απλά να έχει τη διάθεση και να προσπαθεί να ενημερώνεται, αλλά να έχει την οργάνωση εκείνη που του επιτρέπει άμεση πρόσβαση στις σχετικές πληροφορίες ώστε να συμβουλεύει τον πελάτη λειτουργώντας προληπτικά, (proactive approach).
Εξαιρετικά κρίσιμο για την επιλογή του εξωτερικού συνεργάτη είναι η αξιολόγηση του επαγγελματικού επιπέδου της εχεμύθειάς του, η οποία δεν πρέπει να εξαντλείται στους εμπλεκόμενους ανθρώπους αλλά, να εξασφαλίζεται και από τα συστήματα οργάνωσης της εργασίας που ο εξωτερικός συνεργάτης χρησιμοποιεί.
Ο κ. Γιάννης Κλεώπας είναι Owner-Managing Partner της εταιρείας Kleopas Alliott Business Consultants AE και μέλος της Βρετανικής Alliott Group και του διεθνούς δικτύου Alliott Group.
Η συντακτική ομάδα του TravelDailyNews Greece & Cyprus διαθέτει πάνω από 35 χρόνια εμπειρία σε Β2Β τουριστική ειδησεογραφία καθώς επίσης και σε θέματα marketing και επικοινωνίας.
