Όλο και περισσότερες πολυεθνικές εταιρίες προχωρούν σε ενοποίηση των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων. Το γεγονός αυτό τους επιτρέπει να μειώσουν τα συνολικά ταξιδιωτικά τους έξοδα έως και 20% κατά μέσο όρο σύμφωνα με νέα έρευνα που δημοσιεύτηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Ταξιδιών της Carlson Wagonlit Travel (CWT)…
Όλο και περισσότερες πολυεθνικές εταιρίες προχωρούν σε ενοποίηση των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων. Το γεγονός αυτό τους επιτρέπει να μειώσουν τα συνολικά ταξιδιωτικά τους έξοδα έως και 20% κατά μέσο όρο σύμφωνα με νέα έρευνα που<...>δημοσιεύτηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Ταξιδιών της Carlson Wagonlit Travel (CWT), της δεύτερης μεγαλύτερης εταιρίας διαχείρισης ταξιδιών στον κόσμο. Η παγκόσμια μελέτη δείχνει επίσης ότι σχεδόν τα τρία τέταρτα των εταιριών που συμμετείχαν στην έρευνα πιστεύουν ότι η ενοποίηση έχει θετικό αποτέλεσμα όσον αφορά στις υπηρεσίες και την ασφάλεια.
Η μελέτη με θέμα ‘Παγκόσμιοι Ορίζοντες: Προς την ενοποίηση ενός ταξιδιωτικού προγράμματος’, συγκέντρωσε μια σειρά από ερευνητικές μεθόδους συμπεριλαμβανομένης και της έρευνας 120 εταιριών ανά τον κόσμο και μελέτες περιπτώσεων (case studies) πελατών. Η μελέτη ερευνά τα πλεονεκτήματα της ενοποίησης, τις προϋποθέσεις για την εκμετάλλευση τους, καθώς και τους παράγοντες κλειδιά που οδηγούν στην επιτυχία. Η ενοποίηση προσδιορίζεται ως η διαχείριση των συστατικών εκείνων στοιχείων ενός ταξιδιωτικού προγράμματος σε περιφερειακό ή παγκόσμιο επίπεδο. Στην πράξη, αυτό μεταφράζεται ως η διαχείριση του συνολικού όγκου ταξιδιών μιας εταιρίας και η συγκέντρωση των διαθέσιμων κεφαλαίων με τον κατάλληλο αριθμό προμηθευτών, καθώς και η καθιέρωση ενιαίων προτύπων των πολιτικών ταξιδιών, των διαδικασιών και των εργαλείων.
Σύμφωνα με τον κ. Hubert Joly, πρόεδρο και διευθύνων σύμβουλο της CWT «η ενοποίηση των ταξιδιωτικών προγραμμάτων αποτελεί τον κύριο μοχλό για μια αποτελεσματικότερη διαχείριση ταξιδιών. Η έρευνα αυτή αποδεικνύει ότι μια μεγάλη πλειοψηφία εταιριών συνεργάζονται με ένα βασικό ταξιδιωτικό οργανισμό για παροχή υποστήριξης στη διαδικασία ενοποίησης. Η CWT έχει ήδη προσφέρει τις υπηρεσίες της σε 150 πελάτες ανά τον κόσμο για την ενοποίηση των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων και ακόμα σε 180 πελάτες σε περιφερειακό επίπεδο. Ως πρωτοπόρος εταιρία παγκοσμίως, έχουμε την εξειδίκευση, τις υπηρεσίες και τα εργαλεία εκείνα που χρειάζονται για να ανταποκριθούμε σε αυτή τη διαρκώς αναπτυσσόμενη τάση».
Τρεις πηγές για εξοικονόμηση του κόστους
Όταν οι εταιρίες προχωρούν σε ενοποίηση των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων, είναι σε θέση να μειώσουν έως και 20% κατά μέσο όρο το κόστος των συνολικών τους ταξιδιών. Η μείωση αυτή του κόστους προέρχεται από τρεις βασικές πηγές σύμφωνα με στοιχεία της έρευνας: η καθιέρωση ενιαίων προτύπων των πολιτικών ταξιδιών και διαδικασιών προσφέρει την μεγαλύτερη μείωση (12%) ακολουθούμενη από συγκεντροποίηση σε κατάλληλο αριθμό προμηθευτών (7%) και ενιαίο τρόπο κρατήσεων και εκπλήρωσης (1%).
- Καθιέρωση ενιαίων προτύπων των πολιτικών ταξιδιών και διαδικασιών
Η ευθυγράμμιση των κανόνων πολιτικής ταξιδιών σε όλα τα επιχειρησιακά τμήματα και η καθιέρωση ενιαίων προτύπων των διαδικασιών επιφέρει μείωση της τάξης του 12% κατά μέσο όρο και σε ορισμένες περιπτώσεις, έως και 30%. Γενικότερα, οι εταιρείες θέτουν τα πρότυπα με βάση τέσσερις κανόνες: την κατηγορία ταξιδιού, την προ-κράτηση, την ανάγκη για εναλλακτικές προτάσεις κρατήσεων και την έγκριση πριν από κάποιο ταξίδι.
- Συγκεντροποίηση σε κατάλληλο αριθμό προμηθευτών
- Μείωση 7,5% κατά μέσο όρο στη διάθεση κεφαλαίων για αεροπορικά ταξίδια
Οι αεροπορικές εταιρίες υιοθετούν δύο κύριες αρχές στον καθορισμό των τιμών τους που επιτρέπουν στις εταιρείες να έχουν αντίληψη τους κόστους. Αρχικά, προσφέρουν επιπρόσθετες ανάλογα με τον όγκο εκπτώσεις όταν οι εταιρίες αυξάνουν τα ταξίδια που διανέμουν στις ίδιες αεροπορικές εταιρίες. Κατά δεύτερον, προσφέρουν χαμηλότερες τιμές και μεγαλύτερες εκπτώσεις σε πτήσεις που αναχωρούν εκτός αγοράς που είναι η έδρα της εταιρίας. Εν συγκρίσει με τις επικρατέστερες αεροπορικές εταιρίες, οι διεκδικητές συνήθως δίνουν 20% χαμηλότερες τιμές και εκπτώσεις ανάλογα με τον όγκο ταξιδιών οι οποίες είναι τρεις φορές καλύτερες.
- Μείωση 6,5% κατά μέσο όρο στη διάθεση κεφαλαίων για διαμονή σε ξενοδοχεία
Η ενοποίηση των εξόδων διαμονής σε ξενοδοχεία έχει ως αποτέλεσμα την μείωση του κόστους κατά 6,5% και ορισμένες φορές έως και 12%. Οι εκπτώσεις ανάλογα με τον όγκο ταξιδιών υπολογίζονται από τον αριθμό των διανυκτερεύσεων ανά ξενοδοχείο, παρά από την γενική κίνηση σε μια ξενοδοχειακή αλυσίδα. Αυτές οι εκπτώσεις ποικίλουν ανάλογα με την κατηγορία του ξενοδοχείου και την τοπική ζήτηση καθώς και την δυναμική της ζήτησης.
- Μείωση 12% κατά μέσο όρο στη διάθεση κεφαλαίων για κρατήσεις και εκπλήρωση
Οι εταιρίες συνεργαζόμενες με τις εταιρείες διαχείρισης ταξιδιών είναι σε θέση να βελτιστοποιούν την παραγωγικότητα των τελευταίων τόσο στη διαμόρφωση των υπηρεσιών τους όσο και στη διαδικασία συναλλαγών (π.χ. αντικατάσταση των επί τόπου υπηρεσιών με συγκεντρωτικά επαγγελματικά κέντρα ταξιδιών, αύξηση της υιοθέτησης ηλεκτρονικού τρόπου κρατήσεων) και μπορούν να μειώσουν 12% το κόστος συναλλαγών τους.
- Μείωση 7,5% κατά μέσο όρο στη διάθεση κεφαλαίων για αεροπορικά ταξίδια
- Αναβαθμισμένες Υπηρεσίες και Ασφάλεια μέσω της ενοποίησης
Το θετικό αποτέλεσμα της ενοποίησης στις υπηρεσίες είναι υψηλό ή αρκετά υψηλό σύμφωνα με το 76% των 107 εταιριών από το δείγμα της έρευνας. Όταν μια εταιρία έχει μια ενιαία συμφωνία για υπηρεσίες με την εταιρία διαχείρισης ταξιδιών και τα ίδια εργαλεία παντού (π.χ. μια παγκόσμια διαδυκτακή πύλη ταξιδιωτών ή 24ώρη εξυπηρέτηση) οι υπηρεσίες βελτιώνονται. Με την ενοποίηση των διαθέσιμων κεφαλαίων τους, οι εταιρίες επίσης χαίρουν ένα υψηλότερο επίπεδο υπηρεσιών από τους προμηθευτές τους, καθιστώντας ικανές τις μικρότερες μονάδες της επιχείρησης και τις θυγατρικές της εταιρίες να εκμεταλλευτούν αυτά τα πλεονεκτήματα όπως είναι η πρόσβαση σε αίθουσες αεροδρομίων και αναβαθμισμένες υπηρεσίες ξενοδοχείων που μπορεί να μην είναι σε θέση να έχουν από μόνες τους.
Η ενοποίηση προσφέρει επίσης υψηλά ή πολύ υψηλά επίπεδα ασφάλειας σύμφωνα με το 69% των ίδιων εξεταζόμενων δειγμάτων. Εξασφαλίζοντας τις κρατήσεις σε μια ενιαία βάση δεδομένων οι εταιρίες είναι σε θέση να εντοπίζουν τους ταξιδιώτες τους πιο εύκολα σε μια επείγουσα ανάγκη και έτσι να αντιδρούν ανάλογα.
Τρεις προϋποθέσεις
Σχεδόν το 60% των εταιριών που συμμετείχαν στην έρευνα διόρισαν ένα διαχειριστή ταξιδιών σε παγκόσμιο επίπεδο και ένα 10% σκοπεύει να προχωρήσει σε μια τέτοια κίνηση αντανακλώντας την αυξανόμενη τάση στην ενοποίηση των ταξιδιωτικών προγραμμάτων. Το ποσοστό αυτό είναι σημαντικά μεγαλύτερο εν συγκρίσει με εκείνο πριν από πέντε με δέκα χρόνια όταν το ποσοστό αυτών των εταιριών που συνεργάζονταν με ένα παγκόσμιο ταξιδιωτικό οργανισμό ήταν κατά 20% χαμηλότερο. Ωστόσο, δεν έχουν όλες οι εταιρίες όλες εκείνες τις προϋποθέσεις που χρειάζονται για να επωφεληθούν τα μέγιστα από μια τέτοια είδους ενοποίηση.
- Κατώτατο όριο εξόδων: Οι εταιρίες επωφελούνται πλήρως από την ενοποίηση των διαθέσιμων κεφαλαίων για αεροπορικά ταξίδια και διαμονή σε ξενοδοχεία μόνο όταν το κόστος τους φτάνει το κατώτατο όριο σε κάθε κατηγορία. Οι εκπτώσεις είναι επίσης υψηλότερες καθώς ο όγκος αυξάνει. Επιπρόσθετα, τα πιθανά οφέλη της ενοποίησης πρέπει να καλύπτουν το κόστος το οποίο περιλαμβάνει μια ομάδα διαχείρισης ταξιδιών, συμβουλευτικές υπηρεσίες για διάθεση κεφαλαίων, ανάπτυξη των εργαλείων και αλλαγή των πρωτοβουλιών διοίκησης.
- Ένα «ταιριαστό» πλαίσιο κίνησης: Οι εταιρίες χρειάζονται «κάλυψη ζήτησης» για να επωφεληθούν από τα οφέλη σε τοπικό και παγκόσμιο επίπεδο. Στην διάθεση κεφαλαίων των αεροπορικών ταξιδιών αυτό σημαίνει σημαντική κίνηση δύο κατευθύνσεων σε κοινά ζεύγη πόλεων. Όσον αφορά στη διάθεση κεφαλαίων για την διαμονή σε ξενοδοχεία, οι ταξιδιώτες από διαφορετικές περιοχές πρέπει να διανυκτερεύουν στις ίδιες πόλεις.
- Κατάλληλη εταιρική κουλτούρα: Όσο πιο κεντροποιημένη πολιτική μια εταιρία έχει, τόσο πιο πιθανό είναι να έχει ένα διαχειριστή ταξιδιών σε παγκόσμιο επίπεδο και ένα ενοποιημένο πρόγραμμα ταξιδιών. Εάν μια εταιρία δεν έχει ένα συγκεντρωτικό μηχανισμό, η πίεση για περικοπή των εξόδων αποτελεί τον πρωταρχικό στόχο πίσω από την ενοποίηση.
Παράγοντες για επιτυχία: μια περιεκτική προσέγγιση και σταθερά θεμέλια
Οι μελέτες περιπτώσεων αποδεικνύουν πως οι εταιρίες τείνουν προς την ενοποίηση των διάφορων συστατικών στοιχείων των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων. Η ενοποιημένη τεχνογνωσία, η καθιέρωση ενιαίων προτύπων των πολιτικών ταξιδιών και οι δείκτες της μετρήσιμης αποδοτικότητας είναι ουσιαστικής σημασίας για μια αποτελεσματική διαχείριση κεφαλαίων και έλεγχο της αποδοτικότητας.
Πάνω από το 80% των εταιριών που συμμετείχαν στην έρευνα συνεργάζονται με μια εταιρία διαχείρισης ταξιδιών ώστε να έχουν υποστήριξη στην ενοποίηση των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων, ιδιαίτερα όσον αφορά τα δεδομένα, τη διάθεση κεφαλαίων, την ασφάλεια, τις λειτουργίες και την αλλαγή διοίκησης. Ως αποτέλεσμα τείνουν να εμπλέκουν την εταιρία διαχείρισης ταξιδιών όσο το δυνατόν νωρίτερα στην διαδικασία, αναπτύσσοντας ένα κύριο συνεργάτη σε χώρες κλειδιά. Υποστήριξη από την ανώτατη διοίκηση και κατανομή των κατάλληλων πόρων θεωρούνται επίσης κλειδιά για την επιτυχία.
Εν κατακλείδι, η ενοποίηση προϋποθέτει μια μακροπρόθεσμη δέσμευση. Χρειάζεται συνήθως τρία χρόνια για την ενοποίηση των κυρίων συστατικών στοιχείων ενός ταξιδιωτικού προγράμματος που αντιπροσωπεύει τα τρία τέταρτα του συνολικού κόστους ταξιδιών μιας εταιρίας.
Μεθοδολογία Έρευνας
Η έρευνα ‘Παγκόσμιοι Ορίζοντες: Προς την ενοποίηση ενός ταξιδιωτικού προγράμματος’ συντάχθηκε από το Ινστιτούτο Διαχείρισης Ταξιδιών της Carlson Wagonlit Travel από τον Απρίλιο έως το Νοέμβριο 2006. Ο αντικειμενικός στόχος ήταν να ρίξει φως στα πλεονεκτήματα της ενοποίησης και να προσδιορίσει τις στρατηγικές εκείνες που οι εταιρίες χρησιμοποιούν για να επωφεληθούν από αυτά. Η έρευνα έγινε σε δύο φάσεις. Η πρώτη φάση συμπεριέλαβε εννιά μελέτες περιπτώσεων των πελατών της CWT οι οποίοι έχουν προχωρήσει σε ενοποίηση των ταξιδιωτικών τους προγραμμάτων τα τελευταία 10 χρόνια. Η CWT επίσης ανάλυσε δεδομένα από αεροπορικά ταξίδια και διαμονή σε ξενοδοχεία από 30 πελάτες της CWT Solutions Group, το συμβουλευτικό τμήμα της εταιρίας. Επιπρόσθετα, η CWT ανέλυσε τα δεδομένα από τις παγκόσμιες συναλλαγές της για το 2005 και 2006. Τέλος, συντάχθηκε μια έρευνα με 120 εταιρίες από την Ευρώπη, την Βόρεια Αμερική και την περιοχή της Ασίας και του Ειρηνικού, αντιπροσωπεύοντας πλήθος επιχειρηματικών τομέων με διακύμανση σε μέγεθος και ταξιδιωτικά έξοδα. Η CWT επίσης πραγματοποίησε συνεντεύξεις με αντιπροσώπους από 10 αεροπορικές και ξενοδοχειακές εταιρίες. Η πλήρης έρευνα είναι διαθέσιμη στο www.carlsonwagonlit.com.
Το Ινστιτούτο Διαχείρισης Ταξιδιών της CWT δημιουργήθηκε το 2005 για την σύνταξη εμπεριστατωμένων ερευνών στα θέματα κλειδιά για την αποτελεσματική διαχείριση ταξιδιών. Χρησιμοποιώντας τις παγκόσμιες πηγές της Carlson Wagonlit Travel (CWT), το Ινστιτούτο παρέχει μια συνεχή ροή της επιχειρηματικής πληροφορίας και των καλύτερων πρακτικών που βοηθούν τους πελάτες της CWT ανά τον κόσμο να αποκτήσουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα από το ταξιδιωτικό τους πρόγραμμα.
