Ένα τρίτο (1/3) των ευρωπαϊκών επιχειρήσεων δεν γνωρίζει το ποσοστό της ελεγχόμενης δαπάνης, που αφορά στα επαγγελματικά ταξίδια και ψυχαγωγία (travel & entertainment – T&E), σύμφωνα με τη νέα αναφορά […]
Ένα τρίτο (1/3) των ευρωπαϊκών επιχειρήσεων δεν γνωρίζει το ποσοστό της ελεγχόμενης δαπάνης, που αφορά στα επαγγελματικά ταξίδια και ψυχαγωγία (travel & entertainment – T&E), σύμφωνα με τη νέα αναφορά της Visa, Visa Commercial<...>White Paper, που συντάχθηκε από την εταιρία Ipsos MORI και φέρει τον τίτλο ‘Διαχείριση των εξόδων ταξιδιών’ (‘Managing travel expenses’).
Παρά το γεγονός ότι τα συγκεκριμένα κόστη αντιστοιχούν συνήθως σε ποσοστό 8-10% του συνόλου των λειτουργικών εξόδων, ακόμα πολλές εταιρίες δεν έχουν λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να αναβαθμίσουν και να βελτιώσουν τον τρόπο που διαχειρίζονται τα έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών, σύμφωνα με τα στοιχεία του σχετικού White Paper.
Για τις ανάγκες της συγκεκριμένης αναφοράς, ερωτήθηκαν 301 μεγάλες ευρωπαϊκές εταιρίες, οι οποίες αναγνώρισαν ότι η διαχείριση των δαπανών Τ&Ε απασχολεί πολλούς υπαλλήλους, ενώ η σχετική διαδικασία είναι δύσκολη λόγω των συχνά κατακερματισμένων και ανομοιόμορφων πολιτικών: 85% των εταιριών παράγουν τις δικές τους αναφορές συνδυάζοντας διαφορετικές πηγές δεδομένων και 32% ακόμα δέχονται μόνο μη-μηχανογραφημένες αναφορές από τους προμηθευτές τους.
Το θέμα αυτό απασχολεί τόσο έντονα τους οικονομικούς διευθυντές των εταιριών, ώστε 47% αυτών δηλώνει ότι οι πληρωμές Τ&Ε αποτελούν προτεραιότητα προς βελτίωση, σύμφωνα με άλλη πρόσφατη έρευνα της Visa International.
Στο πλαίσιο της προσπάθειας διαχείρισης των εξόδων Τ&Ε, περισσότερο από τρία τέταρτα (3/4) των ερωτηθέντων εταιριών χρησιμοποιούν ταξιδιωτικό πρακτορείο. Επίσης, οι επιχειρήσεις έχουν αναλάβει πρωτοβουλία, ώστε να βελτιώσουν τη διαχείριση των δαπανών για ταξίδια με την εισαγωγή εταιρικών λογαριασμών και εταιρικών καρτών πληρωμών. Αυτά τα δύο μέτρα αντιστοιχούν στο 56% της συνολικής δαπάνης για ταξίδια. Δυστυχώς, οι λιγότερο αποτελεσματικές μέθοδοι, όπως προσωπικές κάρτες πληρωμών και μετρητά, ακόμα – προς έκπληξη όλων – αντιστοιχούν σε 23% και 13% αντίστοιχα των εξόδων Τ&Ε. Περισσότερο από ένα τρίτο (1/3) των υπαλλήλων είναι ακόμα υποχρεωμένοι να πληρώνουν οι ίδιοι για τα έξοδα των επαγγελματικών ταξιδιών, με αποτέλεσμα πολλές εταιρίες να αυξάνουν χωρίς λόγο τον όγκο της δουλειάς των υπαλλήλων, ταξιδιωτικών πρακτόρων και οικονομικών τμημάτων, όταν πρέπει να ‘επιστραφούν’ αυτά τα έξοδα.
Η έρευνα επιβεβαιώνει ότι τα έξοδα για ταξίδια απασχολούν μεγάλο μέρος των ανθρωπίνων πόρων της εταιρίας. Κατά μέσο όρο, δεκατρία (13) άτομα του οικονομικού τμήματος εμπλέκονται στη διαχείριση των σχετικών εξόδων.
Επίσης, ο ρόλος των ταξιδιωτικών πρακτόρων ποικίλει, σύμφωνα με το White Paper. Ενώ σχεδόν όλες οι εταιρίες που συμμετείχαν στην έρευνα, χρησιμοποιούν ταξιδιωτικούς πράκτορες για να ‘κλείσουν’ τα εισιτήρια των υπαλλήλων τους, ένα μικρότερο ποσοστό (42%) κανονίζει μέσω αυτών και τα σχετικά με τη διαμονή και ενοικίαση αυτοκινήτων.
Ο κ. Νίκος Καμπανόπουλος, Αντιπρόεδρος και Γενικός Διευθυντής του γραφείου της Visa Europe στην Ελλάδα, σχολιάζει σχετικά: “Η αναφορά μας αποδεικνύει ότι η πλειοψηφία των εταιριών αντιμετωπίζει ακόμα τη διαχείριση των εξόδων Τ&Ε σαν ένα μικρό εφιάλτη – κάτι που δεν θα έπρεπε να συμβαίνει. Παρά το γεγονός ότι η δαπάνη για ταξίδια και ψυχαγωγία αποτελεί ένα σημαντικό λειτουργικό κόστος, πολλές εταιρίες δεν έχουν λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να αναβαθμίσουν και να βελτιώσουν τη συγκεκριμένη διαδικασία”.
“Με την υπηρεσία Visa Central Travel Account (λογαριασμός ταξιδιού – lodge account) έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν κεντρικό λογαριασμό τιμολόγησης, που μπορεί να αξιοποιηθεί από τις εταιρίες, ώστε να παρακολουθούν και να εξοφλούν τα σχετικά έξοδα. Αυτός ο λογαριασμός παρέχει αναλύσεις και δεδομένα που χρειάζονται οι εταιρίες. Προσφέρει, επίσης, εξοικονόμηση κόστους, καθώς υπάρχει ένα κεντρικό σημείο για τη διαχείριση των διαδικασιών αγοράς και πληρωμής, σε συνδυασμό με την παροχή ενός εύκολου τρόπου τιμολόγησης”.
Ο κ. Καμπανόπουλος, συνεχίζει, σημειώνοντας: “Όταν οι ερωτηθείσες επιχειρήσεις κατέγραψαν τους σημαντικότερους παράγοντες, κατά την άποψή τους, όσον αφορά στη διαχείριση των εξόδων για ταξίδια, αναδείχθηκαν στην κορυφή τρεις παράμετροι οι οποίες συνδέονται άμεσα με κάποια από τα κύρια χαρακτηριστικά του λογαριασμού ταξιδιού που προσφέρουμε: αναφορά σε ηλεκτρονική μορφή (84%), αναφορές που διευκολύνουν τις διαπραγματεύσεις με τους προμηθευτές (80%) και αναφορές καταμερισμού της δαπάνης ανά τμήμα ή κέντρο κόστους (75%)”.
Επιπρόσθετα, η έρευνα επιβεβαίωσε ότι η Visa θα ήταν ο επιλεγμένος πάροχος ενός λογαριασμού ταξιδιού, όπως δήλωσαν δύο στις πέντε εταιρίες (41%). Η διαφορά συγκριτικά με τη δεύτερη εναλλακτική σε επίπεδο προμηθευτή αντιστοιχεί σε ποσοστό περίπου 21%.
“Παρόλο που οι λογαριασμοί ταξιδιού είναι ιδιαίτερα δημοφιλείς στις εταιρίες που ήδη τους χρησιμοποιούν – 81% δήλωσαν ικανοποιημένοι με την υπηρεσία – η γενικότερη γνώση σχετικά με τους συγκεκριμένους λογαριασμούς ήταν χαμηλή, καθώς μόνο μία στις πέντε εταιρίες δήλωσε ότι ήξερε το προϊόν”, παρατήρησε ο κ. Καμπανόπουλος.
“Φαίνεται ξεκάθαρα ότι οι εταιρίες δεν είναι διατεθειμένες να αποκαλύψουν στους ανταγωνιστές τους τον τρόπο να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα – ίσως τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή!” πρόσθεσε.
Η αναφορά ”Managing travel expenses, an analysis of perceptions and potential within Europe” συντάχθηκε από την Ipsos Mori για λογαριασμό της Visa Commercial. Η μελέτη εξέτασε τις υπάρχουσες πρακτικές διαχείρισης εξόδων εταιριών στη Γαλλία, στη Γερμανία και στην Ιταλία κατά το 2006. Στην έρευνα συμμετείχαν 301 μεγάλες ευρωπαϊκές επιχειρήσεις με ανθρώπινο δυναμικό της τάξεως των 250 έως 5.000 υπαλλήλων.
Συνεκδότης του TravelDailyNews Media Network από το 1999 που περιλαμβάνει τρεις εκδόσεις για τη Διεθνή αγορά, τις αγορές της Ασίας και του Ειρηνικού και την αγορά της Ελλάδας και της Κύπρου.
Είναι υπεύθυνος για την στρατηγική ανάπτυξη του δικτύου, τις συνέργειες, και τη διεθνή αγορά.
